ReadyEvent | Één platform voor heel jouw event planning!

Één platform
voor heel
jouw
event planning!ReadyEvent bundelt alle aspecten van event planning in één intuïtief platform! Beheer jouw taken, budgetten, gasten, leveranciers, draaiboeken en meer vanuit één centrale omgeving.

Dé digitale toolkit
voor jouw evenementen!Gedaan met het continu moeten schakelen tussen chaotische en foutgevoelige tools...
Bij ReadyEvent beheer je alle onderdelen van jouw event planning op één intuïtief platform!

TakenTo-do’s creëren, vooruitgang beheren en taken toewijzen. Krijg per evenement een overzicht van de te volbrengen acties.

BudgetBudgetten opmaken, transacties bij-houden en rapporten trekken. Behoud de financiële controle over elk evenement.

DraaiboekOntwerp gedetailleerde draaiboeken, callsheets en checklist. Zorg voor een vlekkeloos verloop van het evenement.

Registratie & GastenUitnodigingen versturen, informatie verzamelen en gastenlijsten opmaken. Beheer jouw genodigden per evenement.

PartnersSprekers, sponsors en leveranciers beheren. Houd bij welke partners op welke manier betrokken zijn bij je event.

BerichtenStuur berichten en updates naar je team per evenement. Communiceer eenvoudig over event-specifieke onderwerpen.

TaakbeheerCreëer, beheer en volg jouw taken en to-do’s op per evenement. Krijg een helder overzicht van alle verantwoordelijkheden en actiepunten binnen al jouw evenementen en blijf op de hoogte van de geboekte vooruitgang.

Voeg een omschrijving, deadline, status, categorie, etc. toe

Creëer gedetailleerde checklists

Link partners, budgetten en documenten aan jouw taken

Verdeel taken onder teamleden om de werklast te spreiden

Vermijd dubbelwerk en misverstanden door een heldere taakverdeling

Behoud een overzicht van elk teamlid en hun toegewezen taken

Een chatfunctie binnen elke taak om taakspecifieke gesprekken bij te houden

Tag teamleden voor een sneller antwoord en een vlottere samenwerking

Geen eindeloze zoektocht meer naar dat ene bericht over die ene leverancier

Visualiseer de vooruitgang van taken en vermijd overlap van tijd en middelen

Creëer afhankelijkheden tussen taken

Houd deadlines in het oog en voorkom verrassingen

Verdeel je taken over kolommen en krijg een helder beeld van je voortgang

Creëer orde binnen je event door taken vlot en flexibel af te handelen

BudgetbeheerMaak gedetailleerde budgetten op voor elk evenement en houd de bijbehorende uitgaven en inkomsten bij in een duidelijk overzicht. Behoud de controle over jouw event budget, voorkom financiële verrassingen en optimaliseer jouw winsten!

Stel flexibele budgetten en sub-budgetten op per evenement

Link budgetten aan specifieke partners en taken voor real-time insights

Maak gefundeerde beslissingen door het resterend budget op te volgen

Gebruik onze sjablonen voor een eenvoudige en nauwkeurige budgettering

Ontwerp eigen sjablonen voor een consistent budget volgens jouw wensen

Voer jouw inkomsten en uitgaven in en krijg zicht op jouw cashflow

Link partners en documenten aan transacties

Volg de te betalen bedragen op en voorkom vergeten betalingen

Trek financiële conclusies uit jouw evenementen

Deel de budgetrapporten met alle stakeholders

Krijg vat op de ROI van jouw evenementen en optimaliseer je financiën

DraaiboekBereid jouw evenement tot in de puntjes voor door een gedetailleerd draaiboek te creëren van opbouw tot afbraak. Je hebt de mogelijkheid om meerdere draaiboeken aan te maken voor verschillende dagen of per evenement onderdeel.

Creëer draaiboeken op maat voor elke dag, locatie of evenementonderdeel.

Koppel teamleden of partners aan specifieke draaiboekacties.

Hergebruik draaiboeken door ze te kopiëren naar andere evenementen

Stel een lijst op van belangrijke to-do’s voor de start van je evenement

Houd de voortgang bij door taken af te vinken naarmate het evenement nadert

Een real-time en deelbaar overzicht van belangrijke voorbereidingen

Krijg instant toegang tot de gegevens van alle belangrijke personen op je evenement

Een lijst met alle contactgegevens en verantwoordelijkheden van betrokken personen

Registratie- en GastenbeheerVerstuur gepersonaliseerde uitnodigingen naar gasten via registratieformulieren en verzamel gasteninformatie zoals aanwezigheid, contactgegevens en meer. Beheer deze informatie heel eenvoudig via een overzicht op ons platform. Uiteraard volledig GDPR-conform!

Creëer een formulier dat de gegevens verzamelt die jij nodig hebt

Verstuur uitnodigingen via een link of QR-code

Krijg een overzicht van alle ingeschreven gasten

Label, sorteer, selecteer en groepeer gasten per evenement

Voeg gasten manueel toe aan de gastenlijst

Alle data is beveiligd en GDPR-conform

Beheer de toegang tot de gastengegevens binnen jouw team

PartnerbeheerKrijg per evenement een overzicht van wie de sprekers, sponsors en leveranciers zijn en op welke manier ze betrokken zijn bij een specifiek evenement. Verminder de kans op fouten of miscommunicatie door te zien welke taken, budgetten, documenten en teamleden bij welke partners horen.

Krijg zicht op welke externe partners betrokken zijn bij een evenement

Voeg partners toe aan evenementen uit de partnerdatabase van de organisatie

Maak eenvoudig nieuwe partnerprofielen aan

Beheer evenement-specifieke gegevens per partner zoals facturen, etc.

Link event partners aan taken, budgetten en draaiboeken

BerichtenCommuniceer met jouw team vanuit één centrale omgeving. Stuur berichten met alle betrokken teamleden en voer gerichte conversaties per evenement. Blijf als team op de hoogte van de laatste discussies en ontwikkelingen rond een evenement.

Een centrale plaats per evenement om te communiceren met alle betrokken stakeholders

Verminder het aantal berichten door gesprekken af te bakenen per evenement

Geen warboel van berichten of ellenlange e-mailketens meer

Tag teamleden om hen te betrekken in een discussie over een bepaald onderwerp

Schrijf gerichte opmerkingen aan jouw teamleden per taak

Houd de communicatie over taken to-the-point en georganiseerd

Stel vragen of geef feedback over bepaalde taken

Behoud de controle...
ook op organisatieniveau!

Event DashboardEvenementen aanmaken, opvolgen en hergebruiken. Navigeer eenvoudig tussen alle evenementen binnen jouw organisatie.

Team CoördinatieCoördineer teams, rollen en toegangs-rechten. Werk eenvoudig samen met alle betrokken partijen binnen een evenement.

Partner DatabankDe gegevens van leveranciers, sprekers, sponsors, ... bewaren op één plaats. Verlies jouw partners nooit uit het oog.

Event DashboardKrijg een algemeen overzicht van al jouw actieve en gearchiveerde evenementen binnen je organisatie. Switch eenvoudig tussen lopende evenementen of hergebruik afgelopen evenementen eenvoudig als sjablonen voor wederkerende projecten.

Bekijk en beheer alle actieve evenementen vanuit één plaats

Volg in één oogopslag de vooruitgang en status van evenementen op

Ontvang belangrijke meldingen en updates over evenementen

Afgelopen evenementen worden automatisch bewaard

Dupliceer en hergebruik gearchiveerde evenementen voor wederkerende evenementen

Ontwerp herbruikbare sjablonen

Stem evenementen op elkaar af en leg op voorhand tijdstippen en locaties vast

Krijg een overzicht van welke evenementen er op de planning staan

Team CoördinatieOntwerp event teams, wijs rollen toe aan teamleden en beheer de toegangsrechten van individuen binnen en buiten jouw organisatie. Laat teamleden enkel focussen op evenementen die er voor hen toe doen, en betrek eenvoudig externe diensten of klanten bij jouw event planning.

Bepaal wie welke evenementen kan bekijken of bewerken

Laat externe individuen deelnemen aan jouw event planning

Gebruik het platform om te communiceren met klanten of partners

De beheerder regelt alle rollen en toegangsrechten binnen een organisatie

Een organisator kan elk aspect van alle events binnen een organisatie aanpassen

Een bezoeker kan enkel lezen en items afvinken

Teamleden kunnen eenvoudig elkaars taken eenvoudig overnemen bij verlof of ziekte

Laat teamleden enkel focussen op de evenementen waar zij bij betrokken zijn

Vele (gecoördineerde) handen, maken licht werk

Partner DatabankVerzamel alle partners waar jouw organisatie mee samenwerkt, zoals leveranciers, sprekers en sponsors, in één centrale databank. Houd hun gegevens, gelinkte bestanden en vorige aangeboden diensten eenvoudig bij.

Gedetailleerde profielen voor leveranciers, sprekers, sponsors, zalen, ...

Bewaar documenten zoals offertes, facturen of vergunningen bij de juiste partners

Raadpleeg welke budgetten, taken en evenementen aan een partner zijn gekoppeld

Vind de juiste partner in jouw persoonlijke databank

Bewaar alle partnergegevens op één overzichtelijke en centrale plaats

Maak gebruik van zoek-, sorteer- en filterfuncties om relevante partners terug te vinden

Wijs teamleden toe aan een partner als vast contactpersoon

Wijs partners toe aan modules binnen jouw evenementen

Verlies jouw belangrijkste partners nooit uit het oog

Schrijf je in en krijg
exclusieve toegang
eens we lanceren!